Mais eficiência no trabalho com 4 dicas

É quase impossível encontrar uma empresa que não queira mais eficiência no trabalho, certo? O mundo empresarial tem cada vez mais ferramentas (digitais ou não) para melhorar seus processos e atividades.

Antes de mais nada, é importante entender o que é eficiência empresarial efetivamente. É muito comum confundir os termos correlatos “eficiência” com “eficácia”. Eles estão interligados, mas não são a mesma coisa. Afinal, qual é a diferença?

Eficiência ou eficácia?

O conceito de eficácia diz respeito à capacidade de fazer o que deve ser feito. No ambiente de trabalho, representa cumprir metas, ter foco, obedecer prazos e entregar resultados.

Por outro lado, a eficiência se refere a produzir corretamente, utilizando os recursos disponíveis da melhor forma possível e sem gastar muito. 

Logo, para ter mais eficiência no trabalho, é preciso ter mais produtividade. Uma equipe eficiente entrega o que é solicitado com qualidade, dentro do prazo e sem gastar todo o orçamento. 

Quer algumas dicas para fazer isso acontecer? Confira a seguir!

Ferramentas para ter mais eficiência no trabalho

1- Diagrama de processos

O diagrama de processos pode ser considerado também uma ferramenta de melhoria contínua. Ele é semelhante ao fluxograma, porém mais detalhado.

Primeiramente, é preciso lembrar que apesar de ser uma ferramenta simples, sua elaboração demanda atenção e cuidado. Por ser muito intuitiva e de fácil entendimento para todos os níveis hierárquicos, ela é muito importante.

O diagrama é um esquema visual de tarefas que devem ser realizadas em um processo. Para ter mais eficiência no trabalho, é essencial que todos saibam o quê fazer, como e quando.

Os responsáveis e a ordem em que as tarefas devem ser realizadas são igualmente apontadas no esquema. Considerando o processo do início ao fim, é possível ver as decisões a serem tomadas, bem como os critérios a serem utilizados.

Uma maneira de otimizar a construção de um diagrama é usar ferramentas BPM. Elas podem ajudar a evoluir o diagrama para uma verdadeira automatização de processos.

2- Kaizen

Definitivamente, esta é uma das mais conhecidas ferramentas de melhoria de processos mais conhecidas. “Kaizen” é uma palavra de origem japonesa e significa “mudança para melhor”. 

Surgiu logo depois da Segunda Guerra com o objetivo de reestruturar os processos industriais, tornando as empresas japonesas competitivas novamente.

Neste cenário, a filosofia Kaizen foi criada para levar mais eficiência no trabalho. As empresas japonesas tinham que produzir com qualidade no processo e baixo custo. O sistema Kaizen visava:

• Obtenção de lucro para a empresa;
• Cultura participativa dos funcionários;
• Melhorias ditadas pela necessidade;
• Eliminação de desperdícios;
• Proporcionar satisfação aos clientes.

Assim, este é um método que pode ser aplicado em pequenas ou grandes empresas. Por outro lado, para ter mais eficiência no trabalho de fato, o ideal é adotá-lo com um sistema de produção estruturado. Saiba mais sobre como aplicar essa metodologia na sua empresa.

3- Lei de Pareto ou 80% de mais eficiência no trabalho

Você já ouviu falar que 80% dos resultados são produzidos por 20% das causas? Então, saiba que esta é uma lei, que leva o nome do seu criador: o economista italiano Vilfredo Pareto.

Mas, afinal, o que isso tem a ver com a melhoria de processos? Este conceito é muito importante porque joga luz sobre a importância das causas dos problemas. Se existir uma falha em algum processo e ela for eliminada, ela pode resolver 80% dos problemas. Interessante, não é?

Da mesma forma, se algo funciona muito bem e isso for implementado em seu processo, ele pode gerar 80% de melhoria.

Logo, a lei de Pareto pode ser utilizada para ter mais eficiência no trabalho apenas focando nas causas. Sejam elas de problema ou de sucesso, é importante ficar atento.

4- Google Drive

A princípio, esta ferramenta tão conhecida pode parecer uma estranha fora do ninho. Mas, quando pensamos em compartilhamento de arquivos e informações como um processo essencial da empresa, fica clara a sua importância.

É essencial que esse envio seja sempre rápido e seguro, garantindo dados atualizados para todos. Uma informação errada, perdida ou não registrada pode gerar muitos problemas.

O Google Drive é apenas um exemplo desse tipo de ferramenta, que pode gerar benefícios e mais eficiência no trabalho. Com ele, é possível criar diversos arquivos (imagens, textos, planilhas) e também definir níveis de acesso seguros.

Os níveis de acesso permitem a visualização de arquivos, bem como a edição, quando autorizada. O resultado do uso dessa ferramenta é uma economia de tempo, dados sempre atualizados e equipes mais integradas.

Os colaboradores podem acessar de qualquer lugar com internet e utilizar a versão gratuita, se atender às necessidades da equipe.

Você já utiliza alguma dessas ferramentas na sua empresa? Conte para a gente!